L’Agenzia delle Entrate, con le Risposte ad Interpello nn. 403 e 417, rispettivamente del 9 e del 17 ottobre 2019, ha fornito indicazioni in merito alla gestione delle note spese e alla conservazione dei relativi giustificativi con rilevanza fiscale, nel caso di aziende che utilizzino un sistema di conservazione informatizzato e tecnologico, finalizzato alla loro dematerializzazione e conseguente distruzione.
In particolare, l’Agenzia si esprime favorevolmente in merito alla dematerializzazione con conseguente conservazione della documentazione analogica attraverso documenti informatici a condizione che questi ultimi possiedano i requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.
Tale condizione non risulta soddisfatta nel caso di giustificativi emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE con i quali non sussista una reciproca assistenza in materia fiscale ovvero non sia assicurato un effettivo scambio di informazioni.
Prima di analizzare i singoli casi sottoposti all’attenzione dell’Agenzia, si ritiene opportuno riepilogare le regole di conservazione della documentazione analogica con rilevanza fiscale connessa alla nota spese di dipendenti inviati in trasferta o missione.
MODALITA’ E REQUISITI DI CONSERVAZIONE IN FORMATO ELETTRONICO
In generale, i documenti analogici si differenziano in documenti analogici originali non unici intendendo per tali “i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi” (art. 1, lett. v), D.Lgs n. 82/2005);
documenti analogici originali unici intendendo per tali i documenti che, viceversa, non consentono quanto sopra indicato.
Il processo di conservazione elettronica dei documenti analogici, con riferimento ai documenti originali non unici, è da ritenersi correttamente perfezionato senza necessità dell’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche degli stessi. Al contrario, tale intervento del pubblico ufficiale si rende necessario nell’ipotesi di documenti originali unici.
In generale, i giustificativi delle trasferte, trovando corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali, assumono natura di documenti originali non unici. Conseguentemente, ai fini della loro dematerializzazione e conseguente conservazione in formato elettronico, occorre fare riferimento a quanto disposto dal D.Lgs n. 82/2005 (c.d. Codice dell’Amministrazione Digitale) e dai relativi decreti attuativi. Pertanto, la suddetta documentazione in formato elettronico deve possedere, tra le altre, le caratteristiche dell’immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità (DM 17 giugno 2014 e DPCM 13 novembre 2014 e 3 dicembre 2013).
Un discorso a parte va fatto per i giustificativi emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE con i quali non esista una reciproca assistenza in materia fiscale ovvero non sia assicurato un effettivo scambio di informazioni. Per tali giustificativi, infatti, risultando originali unici, l’Amministrazione finanziaria non ha la possibilità di ricostruire il loro contenuto mediante altre scritture o documenti in possesso di terzi.
RISPOSTE DELL’AGENZIA
Nel caso oggetto della Risposta n. 403/2019, la società istante ha creato una procedura centralizzata per la gestione delle trasferte dei propri dipendenti e intende dematerializzare le note spese e i relativi giustificativi, affidandosi ad una conservazione unicamente in formato elettronico.
Il dubbio della società concerne essenzialmente la possibilità di conservare esclusivamente in formato elettronico i giustificativi allegati alle note spese procedendo alla distruzione dei documenti cartacei.
A tale riguardo, l’Agenzia delle Entrate ha precisato che, al fine di essere dematerializzato e conseguentemente distrutto, il documento analogico a rilevanza fiscale – come nel caso delle note spese e dei relativi giustificativi – deve essere immodificabile, integro, autentico e leggibile. Qualora la procedura centralizzata della società istante garantisca ciò, nulla osta al suo utilizzo.
I giustificativi allegati alle note spese, infatti, trovando in genere collocazione nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali, sono da considerarsi documenti analogici originali non unici, idonei alla distruzione a seguito della loro conservazione come documenti informatici.
Anche nel caso oggetto della Risposta n. 417, la società istante intende implementare un sistema di conservazione informatizzato volto alla dematerializzazione delle note spese e dei relativi giustificativi, con la loro conseguente distruzione.
Il dubbio della società è connesso alla tipologia di documentazione analogica da conservare. Si tratta, infatti, di fatture e ricevute di pagamento emesse da soggetti economici di Paesi esteri extra UE.
Sul punto, l’Agenzia delle Entrate ricorda che nei casi in cui i giustificativi siano stati emessi da soggetti economici di Paesi esteri extra UE con i quali non sussista una reciproca assistenza in materia fiscale ovvero non sia assicurato un effettivo scambio di informazioni, non si realizzano le condizioni per poter ricostruire il contenuto degli stessi per mezzo di altre scritture o documenti in possesso di terzi. Conseguentemente tali giustificativi sono qualificabili come documenti analogici originali unici e, in quanto tali, non si prestano alla dematerializzazione con conseguente distruzione. Laddove, invece, i giustificativi siano stati emessi da soggetti economici di Paesi esteri extra UE con i quali sussista una reciproca collaborazione in materia fiscale, tale possibilità non risulta preclusa a priori richiedendosi tuttavia una valutazione caso per caso della tipologia di documento analogico (originale unico ovvero non unico).